Kako odabrati informacijskog posrednika: 9 kriterija
Informacijskog posrednika odaberite prema službenom statusu, načinu rada i ukupnom trošku usluge. Zatim provjerite integraciju, sigurnost, podršku i mogućnost preuzimanja računa pri odlasku. Ovih devet kriterija pomoći će vam usporediti ponude prije ugovaranja.
1. Status na službenom popisu
Provjerite: pravni naziv i OIB posrednika na službenom popisu Porezne uprave te opseg usluga uz njegov zapis.
Zašto je važno
Naziv aplikacije ne mora biti naziv posrednika. Ako ponuđač radi preko drugog posrednika, zatražite njegov naziv i OIB. U ugovoru treba biti jasno tko pruža koju uslugu i kome se obraćate za podršku.
2. Sigurnost podataka
Provjerite: važeći certifikat ISO/IEC 27001 i njegov opseg, zaštitu pristupa, sigurnosne kopije, mjesto obrade podataka i postupanje u slučaju incidenta.
Zašto je važno
eRačuni sadrže podatke o vašim kupcima, cijenama i poslovanju. Važno je znati tko im može pristupiti, kako se štite i kako se vraćaju nakon prekida. Certifikat sustava upravljanja informacijskom sigurnošću važan je dokaz uspostavljenih procesa, ali provjerite i konkretne mjere koje štite vaše podatke.
3. Povezivanje s vašim programom
Provjerite: postoji li integracija s vašim računovodstvenim programom ili ERP-om, što razmjenjuje, koliko traje uspostava i kako se naplaćuje.
Zašto je važno
Dobra integracija smanjuje ručni unos i omogućuje praćenje statusa računa u programu koji već koristite. Ako gotova integracija nije dostupna, provjerite podržava li program uvoz XML-a ili povezivanje putem API-ja. Uz mer možete raditi iz povezanog poslovnog programa ili kroz mer aplikaciju.
4. Fiskalizacija i eIzvještavanje
Provjerite: uključuje li paket fiskalizaciju ulaznih i izlaznih eRačuna, eIzvještavanje i postavljanje adrese za zaprimanje eRačuna. Jasno dogovorite što posrednik obavlja za vas, a što trebate napraviti sami.
Zašto je važno
Službeni popis pokazuje koje usluge posrednik pruža, a ugovor što je uključeno za vas. Dogovorite i kako se dostavljaju podaci o naplati i odbijanju računa. mer BASIC MICRO paketi uključuju fiskalizaciju ulaznih i izlaznih eRačuna, eIzvještavanje, aplikativni certifikat, mer aplikaciju i arhiviranje u opsegu paketa.
5. Ukupni trošak usluge
Provjerite: mjesečnu cijenu, broj uključenih eRačuna, cijenu dodatnih dokumenata, uvjete promjene paketa i minimalno trajanje ugovora.
Zašto je važno
Izračunajte trošak za 12 mjeseci prema svojem broju računa, uključujući mjesece s većim opsegom posla. mer BASIC MICRO paketi počinju od 8 € mjesečno za 10 eRačuna. Dodatni eRačun izvan paketa iznosi 0,25 €. Cijene su bez PDV-a, a opseg paketa i ostale usluge provjerite u mer cjeniku.
6. Dostupnost podrške
Provjerite: jezik podrške, radno vrijeme, dostupne kanaler ješavanja problema.
Zašto je važno
Kad račun ne prođe validaciju ili fiskalizacija zapne, trebate jasan put do rješenja. Pitajte kako se prijavljuje hitan problem, tko ga preuzima i kako ćete dobivati obavijesti. Vrijeme prvog odgovora nije isto što i vrijeme otklanjanja poteškoće.
7. Pouzdanost i kontinuitet
Provjerite: iskustvo posrednika, plan oporavka, dostupnost sustava i način obavještavanja korisnika o prekidima.
Zašto je važno
Važno je znati kako će se razmjena nastaviti ako dođe do poteškoće i tko prati račune koji nisu uspješno obrađeni. Veličina mreže i vlasnička struktura mogu biti dodatni pokazatelji, ali tražite i konkretne uvjete usluge. mer pruža tvrtka Elektronički računi d.o.o., članica Visma Grupe.
8. Preuzimanje računa pri odlasku
Provjerite: možete li preuzeti sve račune i priloge, u kojem formatu, u kojem roku i po kojoj cijeni te koliko dugo imate pristup nakon prestanka usluge.
Zašto je važno
Prije ugovaranja razjasnite uvjete izvoza i čuvanja dokumenata. Tražite izvorni XML s prilozima, a PDF koristite kao prikaz računa. Ako nešto nije jasno navedeno u ugovoru ili općim uvjetima, zatražite pisano pojašnjenje. Redoslijed prelaska opisali smo u vodiču Promjena informacijskog posrednika.
9. Suradnja s knjigovođom
Provjerite: može li knjigovođa pristupati dokumentima, koje ovlasti dobiva i može li upravljati računima više klijenata.
Zašto je važno
Odabir uskladite s knjigovođom kako biste smanjili slanje dokumenata e-poštom i ponovni unos podataka. mer aplikacija omogućuje pristup za knjigovođu, pa dokumente možete dijeliti kroz isti sustav.
Pet pitanja prije potpisa
Zatražite pisane odgovore kako biste ponude usporedili prema istim uvjetima.
Pod kojim ste pravnim nazivom i OIB-om na popisu informacijskih posrednika Porezne uprave?
Koliki je ukupni trošak za 12 mjeseci uz moj broj računa, prekoračenja kvote i prateće isprave?
Koji su uvjeti promjene paketa i prestanka usluge te postoji li minimalno trajanje ugovora?
Kako preuzimam sve račune i priloge pri odlasku, u kojem formatu, roku i po kojoj cijeni?
Kako prijavljujem problem koji zaustavlja izdavanje računa i koje je dogovoreno vrijeme odziva podrške?
Ako odgovor nije konkretan, zatražite pojašnjenje prije ugovaranja.
Krenite od statusa na službenom popisu, zatim usporedite ukupan trošak i uvjete preuzimanja računa. Integraciju i podršku provjerite na primjeru svojeg svakodnevnog rada. Posrednik treba odgovarati načinu na koji poslujete danas i omogućiti vam da nastavite jednostavno kada se opseg posla poveća.
0 €
Besplatno zaprimanje eRačuna
Zaprimajte eRačune bez naknade i ugovorne obveze.
mer je usluga tvrtke Elektronički računi d.o.o., članice Visma Grupe. Povezuje razmjenu eRačuna s alatima za svakodnevno poslovanje.