Likvidacija računa i zašto eRačun ne bi trebali printati?

Likvidacija računa dio je osnovne kontrole računa prije knjiženja i plaćanja. Od 1. siječnja 2026. godine, kada svi obveznici PDV-a razmjenjuju eRačune, proces obrade i odobravanja postaje znatno jednostavniji i brži ako se provodi digitalno. U novom blogu objašnjavamo zašto printanje eRačuna poništava njegovu ulogu.

Ulazak u 2026. godinu uveo je digitalizaciju u poslovanje hrvatskih poduzetnika. Obveza slanja i zaprimanja eRačuna za sve tuzemne transakcije među obveznicima PDV-a, koja je stupila na snagu 1. siječnja 2026., otvorila je vrata potpunoj automatizaciji administracije. Više nema potrebe za ručnim prepisivanjem podataka s računa, čekanjem pošte ili ručnim slaganjem papira u registratore.

Međutim, mnoge tvrtke još uvijek su zadržale stare navike pa digitalno zaprimljene eRačune prinataju na papir kako bi ih ručno potpisali i spremili u arhivu. Iako se na prvu čini da je tako lakše kontrolirati troškove, printanjem eRačuna zapravo se poništava njegova uloga, gube se njegove tehničke prednosti i povećava se rizik od pogrešaka.

U ovom blogu donosimo savjete o tome kako provesti likvidaciju računa bez printanja, zašto digitalni dokumenti moraju ostati digitalni i kako uz jednostavne alate organizirati proces tako da uštedite vrijeme koje biste inače potrošili na administraciju.

Bitni aspekti

Što je likvidacija (likvidatura) računa?

Likvidacija računa (u računovodstvu često nazivana i likvidatura) postupak je kontrole i odobravanja ulaznog dokumenta (računa) prije nego li se on proslijedi na plaćanje i knjiženje. Riječ je o osnovnom kontrolnom mehanizmu koji osigurava da poduzeće plaća isključivo one usluge ili robu koje je stvarno naručilo i zaprimilo.

Ovaj proces temelji se na članku 9. Zakona o računovodstvu. Zakon propisuje da svaka knjigovodstvena isprava mora biti vjerodostojna, uredna i sastavljena tako da omogućuje pravodobni nadzor. Također, poduzetnik (ili osoba koju on ovlasti) dužan je prije unosa podataka u poslovne knjige provjeriti vjerodostojnost dokumenta i odobriti ga na način iz kojeg se može jednoznačno utvrditi identitet osobe koja je provela kontrolu.

Kako bi se zadržala vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost eRačuna (što se sukladno članku 34. stavku 2. Zakona o fiskalizaciji mora osigurati od trenutka izdavanja pa sve do kraja razdoblja za pohranu), verifikacija i kontrola provode se elektroničkim putem, bez potrebe za vlastoručnim potpisom na papiru.

Uloga likvidatora u tvrtki

Likvidator je osoba odgovorna za pregled i odobrenje računa. U manjim tvrtkama to je najčešće sam direktor ili vlasnik obrta, dok se u većim organizacijama ta ovlast prenosi na voditelje odjela koji su izravno sudjelovali u nabavi.

Prema članku 7. Zakona o računovodstvu, konačna odgovornost za ispravnost poslovnih knjiga uvijek ostaje na poduzetniku, čak i kada je računovodstvo u potpunosti vanjsko. Računovodstveni servis knjiži dokumente na temelju onoga što ste vi odobrili, stoga je jasna kontrola ulaznih računa temelj stabilnog poslovanja.

Tri razine kontrole: Kako izgleda provjera računa?

Kvalitetan proces likvidacije mogli bismo opisati kroz tri razine provjere:

1. Formalna kontrola

Provjerava se sadrži li račun sve propisane elemente sukladno članku 79. Zakona o PDV-u (naziv, adresu, OIB partnera, datume, opis stavki itd.). Za eRačun se ova provjera vrši putem vizualnog PDF prikaza koji sustav automatski generira kako bi podaci iz XML datoteke bili lako čitljivi.

2. Računska kontrola

Provjerava se jesu li sve matematičke operacije na računu točne (umnošci količina i cijena, obračun rabata, iznos PDV-a i ukupna svota za plaćanje).

3. Materijalna (suštinska) kontrola

Najvažniji korak kojim se potvrđuje da je roba doista zaprimljena (provjera skladišne primke ili otpremnice) ili da je usluga stvarno izvršena u skladu s narudžbenicom ili ugovorom.

Kontrolirana isprava mora biti takva da neutralna stručna osoba koja nije sudjelovala u poslovnoj promjeni može iz nje nedvojbeno zaključiti prirodu i opravdanost posla. Tek kada račun prođe sve tri provjere, on se šalje na daljnje knjiženje.

Tradicionalni vs. digitalni hodogram likvidacije

Usporedba starog i novog načina obrade jasno nam pokazuje zašto je prelazak na digitalne procese nužnost za svaku tvrtku koja želi rasti. U nastavku je prikazan usporedni proces obrade računa na tradicionalni način kada smo račune imali na papiru, za razliku od današnjeg, digitalnog procesa kada je obvezan eRačun u poslovanju.

Što je hodogram?

U poslovnom kontekstu, hodogram (odnosno tijek rada ili workflow) je unaprijed definiran redoslijed koraka i putanja kojom se neki dokument kreće kroz poduzeće. Pri urudžbiranju se prepoznaje vrsta dokumenta te se prema tome pokreće odgovarajuća putanja: na primjer, račun za nabavu sirovina ide na odobrenje voditelju skladišta, pa voditelju proizvodnje i na kraju upravi na potpis, dok račun za telefonsku pretplatu može zaobići operativne odjele i ići izravno na likvidaciju i knjiženje.

U tradicionalnom hodogramu, dokumenti se lako zagube, obrada traje danima, a direktori ili voditelji troše sate na ručno potpisivanje. S druge strane, digitalni hodogram omogućuje da cijeli proces od zaprimanja do odobrenja prođe u svega nekoliko minuta, ostavljajući jasan i neobrisiv elektronički trag (tko je odobrio, kada i pod kojim uvjetima).

Zašto printanjem eRačuna poništavamo njegovu izvornu vrijednost?

Mnogi poduzetnici još uvijek ispisuju eRačune jer žele imati fizički dokaz kontrole. No, time nesvjesno postižu suprotan učinak, a to je činjenica da ispisani eRačun gubi svoju zakonsku i izvornu vrijednost.

Prema Zakonu o fiskalizaciji i uputama Porezne uprave, eRačun je definiran isključivo kao dokument u strukturiranom elektroničkom obliku (XML datoteka). PDF prikaz koji vidimo na ekranu ili papirnati ispis koji izlazi iz printera su samo vizualne interpretacije tog dokumenta, a ne sam eRačun.

Kada isprintamo eRačun i pohranimo ga isključivo na papiru:

1. Nemamo više original eRačuna, zato što papirnati ispis u poreznom smislu nije originalni dokument.

2. Gubimo digitalne dokaze jer kriptografski elementi (aplikativni certifikat ii vremenski žig) koji jamče da račun nije mijenjan nakon izdavanja ne mogu se prenijeti na papir.

3. Izlažemo se rizicima jer Porezna uprava sukladno članku 80. Zakona o PDV-u zahtijeva da se cjelovitost i autentičnost računa osiguraju do kraja roka pohrane. Ako u nadzoru ne možemo predočiti izvornu XML datoteku, Porezna uprava može osporiti vjerodostojnost dokumenta, što može dovesti do gubitka prava na odbitak pretporeza.

Tehnički gledano, eRačun je izgrađen po međunarodnoj UBL 2.1 shemi. XML datoteka sadrži strukturirane oznake za svaki podatak. Kada se taj dokument izda, na njega se primjenjuje certifikat koji stvara jedinstveni kriptografski otisak (hash) i vremenski žig koji dokazuje točno vrijeme i datum kada je dokument kreiran i poslan.

Ispisom na papir, ti elementi se pretvaraju u statičnu sliku. Sustav Porezne uprave ili revizijski softver više ne mogu potvrditi jesu li podaci na tom papiru identični onima koji su poslani kroz sustav.

Također, zakoni definiraju jasne okvire za čuvanje i obradu:

1. Zakon o računovodstvu (članci 9. i 10.) zahtijeva čuvanje isprava u njihovu izvornom obliku najmanje 11 godina.

2. Zakon o fiskalizaciji propisuje da se zaprimljeni eRačuni moraju čuvati u izvornom obliku najmanje 6 godina od isteka godine u kojoj su izdani.

Umjesto trošenja vremena na komplicirane procedure ručnog usklađivanja papira i XML-a te suočavanja s rizikom gubitka prava na povrat PDV-a, znatno je jednostavnije i sigurnije cijeli proces ostaviti u digitalnom obliku.

Digitalna likvidatura kroz DMS sustav

Najbolji način da se u potpunosti iskoristi prednost koju donosi eRačun i digitalno poslovanje je uvođenje digitalne likvidature putem sustava za upravljanje dokumentima.

DMS (Document Management System) je digitalni sustav za sigurno spremanje, organizaciju i upravljanje poslovnim dokumentima. Omogućuje jednostavno pretraživanje, kontrolu pristupa, digitalnu ovjeru i automatsko arhiviranje, čime ubrzava poslovne procese i osigurava zakonsku usklađenost. DMS se koristi u svim sektorima kao temelj učinkovitog i modernog poslovanja.

Kako sustav za upravljanje dokumentima olakšava obradu eRačuna i ostalih digitalnih dokumenata?

1. Automatsko zaprimanje dokumenata
Sustav izravno učitava XML eRačune čim ih dobavljač pošalje. Ostali dokumenti (inozemni PDF računi ili skenirani dokumenti) učitavaju se ručno uz pomoć OCR tehnologije koja prepoznaje podatke.

2. Brzi hodogrami (Workflows)
Račun se automatski usmjerava ovlaštenom likvidatoru na pregled. Nema više traženja računa po mailovima ili nošenja fascikala.

3. Jednostavno odobrenje
Likvidator odobrava račun klikom na mobitelu ili računalu. Sustav automatski bilježi tko je odobrio dokument, kada i u kojem statusu. To je u potpunosti u skladu s člankom 9. stavkom 3. Zakona o računovodstvu, koji dopušta elektroničku verifikaciju umjesto vlastoručnog potpisa.

4. Povezanost i arhiviranje
Nakon odobrenja, račun se automatski prosljeđuje računovodstvu na knjiženje i trajno sprema u zakonski usklađen eArhiv, gdje ostaje siguran i lako pretraživ tijekom cijelog zakonskog roka.

Najčešće zablude o likvidaciji računa

1. Likvidacija je potrebna samo velikim tvrtkama.

Zakon o računovodstvu jasno propisuje obvezu provjere knjigovodstvenih isprava za sve poduzetnike. Bez obzira na to primate li 10 ili 1.000 računa mjesečno, morate imati dokaz da je račun provjeren i odobren prije knjiženja.

2. Dovoljno je da račun pošaljem računovođi na e-mail.

Slanje računa mailom ne stvara revizijski trag. Računi se mogu zagubiti u pretincima, a u slučaju provjere nemate dokaz tko je i kada odobrio plaćanje.

3. Digitalna likvidacija je preskupa.

Naprotiv, rješenja poput merDMS-a prilagođena su malim i srednjim tvrtkama, a njihovo uvođenje eliminira troškove ispisa, tonera, fizičkog skladištenja i, što je najvažnije, štedi vam radne sate.

Kako u nekoliko koraka pojednostaviti proces obrade eRačuna u vašoj tvrtki?

1. Uvedite DMS sustav

Odaberite pouzdano rješenje koje podržava automatizirani uvoz XML eRačuna i njihovu trajnu pohranu u izvornom obliku.

2. Definirajte hodograme (workflow)

Napravite kratko interno pravilo o tome tko pregledava formalne elemente, tko suštinske, a tko daje konačno odobrenje za plaćanje.

3. Prestanite ispisivati eRačune

Osigurajte da XML datoteke ostanu u digitalnom obliku od trenutka zaprimanja pa sve do arhiviranja u digitalnoj arhivi dokumenata.

4. Pratite učinkovitost

Ako primijetite da obrada računa traje duže od nekoliko dana, da se dokumenti ponovno traže po e-mailovima ili da nedostaje revizijski trag, to je jasan signal da trebate prijeći na elektroničku likvidaturu.

Moglo bi vas zanimati...

Dopušta li zakon da na računu nema fizičkog potpisa i pečata?

Da, vlastoručni potpis je ukinut na izlaznim računima. Za ulazne eRačune, članak 9. stavak 3. Zakona o računovodstvu jasno propisuje da elektronička knjigovodstvena isprava može umjesto potpisa sadržavati ime i prezime osobe ovlaštene za kontrolu ili jedinstveni identifikator iz informacijskog sustava.

Kako se postupa s računima iz inozemstva (EU i treće zemlje)?

Računi iz inozemstva koji ne dolaze kao eRačuni jednostavno se učitavaju u DMS sustav (npr. kao PDF s e-maila). Sustav im dodjeljuje odgovarajuće metapodatke, šalje ih kroz digitalni hodogram na odobrenje i sprema ih u eArhiv, tako da sve svoje dokumente držite na jednom pretraživom mjestu.

Gdje se čuva arhiva ako se tvrtka ugasi (likvidira)?

Gašenje tvrtke ne poništava obvezu čuvanja dokumenata. Likvidator tvrtke mora osigurati da se poslovne knjige i računi čuvaju 11 godina. Korištenje digitalnog eArhiva olakšava ovaj proces jer ne morate unajmljivati fizička skladišta za papirnate registratore. Detaljnije o rokovima pročitajte u članku o rokovima čuvanja poslovne dokumentacije.

Je li elektroničko odobrenje sigurno od naknadnih izmjena?

Da, DMS sustav osigurava da se odobreni dokument zaključa. Svaka naknadna promjena na XML datoteci automatski bi poništila digitalni potpis izdavatelja, što jamči cjelovitost dokumenta u skladu sa zahtjevima Porezne uprave i revizije.