Zaprimanje računa prva je točka kontakta tvrtke s ulaznim troškovima. S uvođenjem Fiskalizacije 2.0, ukida se obveza predaje knjiga U-RA i I-RA, a uvodi se nova obveza , a to je fiskalizacija zaprimanja eRačuna u roku od 5 radnih dana. U ovom blogu objašnjavamo kako izgleda ispravna procedura zaprimanja računa.
Kada govorimo o obradi ulaznih dokumenata, proces se često promatra isključivo kroz računovodstvenu perspektivu. Međutim, prije nego što račun stigne do knjigovođe i prođe postupak knjiženja, on mora proći kroz ulazna vrata tvrtke, odnosno proći administrativno zaprimanje i fiskalizaciju.
S punom primjenom Fiskalizacije 2.0 i obvezom razmjene eRačuna u B2B transakcijama, ovaj ulazni korak doživljava najveću promjenu do sada. Istovremeno, ukinuta je obveza predaje i vođenja Knjiga U-RA i I-RA Poreznoj upravi, što u potpunosti mijenja način na koji tvrtke vode evidenciju o primljenim dokumentima.
U ovom blogu fokusirat ćemo se na prvu fazu života dokumenta u tvrtki, odnosno na to kako ispravno zaprimiti račun, što donosi ukidanje poslovnih knjiga, kako funkcionira nova obveza fiskalizacije zaprimanja eRačuna te kako uredno urudžbirati dokumente bez administrativnog zastoja.
Bitni aspekti
- Zaprimanje računa
- Što je urudžbiranje računa i kako definira pravo na odbitak pretporeza?
- Što se bilježi pri urudžbiranju?
- Ukidanje knjiga U-RA i I-RA
- Kako danas voditi internu evidenciju ulaznih računa?
- Fiskalizacija zaprimanja eRačuna
- Digitalna procedura zaprimanja računa
- Najčešće greške pri administrativnom zaprimanju dokumenata
- Najčešće zablude o likvidaciji računa
- Kako sustav za upravljanje dokumentima automatizira zaprimanje dokumenata?
- Kako to izgleda u sučelju mer DMS-a?
- Organizacija kroz strukturu mapa
- Statusi obrade za praćenje svakog koraka
Zaprimanje računa
Zaprimanje računa je prva točka kontakta između poduzeća i dokumenta koji šalje dobavljač. Bilo da se radi o strukturiranom eRačunu (XML datoteci) ili drugom obliku dokumenta, tvrtka mora imati točan i evidentiran trenutak ulaska.
Ovaj korak je temelj cjelokupnog administrativnog lanca. Ako se račun ispravno ne zaprimi i ne zabilježi na samom ulazu, javljaju se brojni operativni problemi:
- dokumenti se gube između odjela ili ostaju u mailovima zaposlenika
- dolazi do kašnjenja s plaćanjem i gubitka popusta za plaćanja
- tvrtka nema pregled nad time kolike su joj trenutne dospjele obveze prema dobavljačima.
Pravilna procedura zaprimanja osigurava da svaki račun bude odmah evidentiran, provjeren i usmjeren na odobrenje odgovornoj osobi. Nakon što se ovaj korak završi, račun prolazi kroz proces likvidacije o kojem možete detaljno pročitati u našem blogu o likvidaciji računa.
Što je urudžbiranje računa i kako definira pravo na odbitak pretporeza?
Urudžbiranje je postupak evidentiranja primljenog dokumenta u trenutku njegova ulaska u tvrtku. To podrazumijeva dodjelu jedinstvenog ulaznog (urudžbenog) broja i bilježenje točnog datuma zaprimanja.
Zakon o računovodstvu ne propisuje izričitu obvezu vođenja urudžbenog zapisnika za privatne poduzetnike (dok je za javnu upravu to strogo uređeno). Međutim, u radu je urudžbiranje neizbježno, prvenstveno zbog Zakona o PDV-u.
Prema članku 60. Zakona o PDV-u, pravo na odbitak pretporeza vezano je uz porezno razdoblje u kojemu je nastala obveza obračuna PDV-a i u kojemu je porezni obveznik primio račun.
Primjer:
Kod eRačuna se proces zaprimanja odvija trenutno i elektronički, što znači da je točan trenutak primitka automatski zabilježen u metapodacima sustava. Ako je dobavljač izdao eRačun s datumom 31. prosinca kasno navečer, a on je u vaš digitalni pretinac zaprimljen i tehnički registriran 1. siječnja, pravo na odbitak pretporeza ostvarujete u siječnju, a ne u prosincu. Digitalni vremenski žig i logovi informacijskog posrednika ovdje služe kao neoboriv dokaz o točnom datumu zaprimanja pred Poreznom upravom, bez potrebe za ručnim dokazivanjem.
Što se bilježi pri urudžbiranju?
U urudžbenu knjigu (bilo da se vodi u računovodstvenom programu ili DMS-u) upisuju se sljedeći podaci:
- datum zaprimanja (ulaska dokumenta u tvrtku),
- interni urudžbeni broj (npr. UR-2026-001),
- naziv dobavljača i njegov OIB,
- broj računa dobavljača,
- ukupan iznos i valuta plaćanja,
- status dokumenta (primljeno, u obradi, odobreno)
Ukidanje knjiga U-RA i I-RA
Svi poduzetnici u sustavu PDV-a navikli su na pojam Knjiga U-RA (Knjiga primljenih/ulaznih računa) i Knjiga I-RA (Knjiga izdanih/izlaznih računa). Ti su se obrasci godinama slali Poreznoj upravi uz mjesečne ili tromjesečne prijave PDV-a.
Od 1. siječnja 2026. godine, stupanjem na snagu novih pravila u sklopu Fiskalizacije 2.0, ova obveza je ukinuta.
Uvođenjem obveznih eRačuna za sve tuzemne B2B transakcije, Porezna uprava sve podatke o izdanim i zaprimljenim računima dobiva izravno i u stvarnom vremenu kroz fiskalizacijske poruke. Budući da država već ima uvid u svaki razmijenjeni račun kroz sustav, slanje obrazaca U-RA i I-RA postalo je suvišno dupliciranje podataka.
Kako danas voditi internu evidenciju ulaznih računa?
Iako je obveza predaje obrazaca državi ukinuta, obveza vođenja interne evidencije o primljenim računima i dalje ostaje.
Podaci o ulaznim računima nužni su za točan obračun PDV-a na Obrascu PDV-a koji se i dalje podnosi u propisanim rokovima. Forma te evidencije više nije strogo propisana zakonom. Poduzetnici su slobodni sami odabrati format koji im najbolje odgovara (bilo kroz računovodstveni softver ili DMS sustav). Evidencija mora biti uredna i kronološka, a svaki upisani iznos mora biti potkrijepljen vjerodostojnom knjigovodstvenom ispravom koja se pohranjuje u skladu s propisima o arhiviranju dokumenata.
Fiskalizacija zaprimanja eRačuna
Najveća novost u proceduri zaprimanja od ove godine je uvođenje obveze fiskalizacije zaprimanja. Prema članku 48. stavku 4. Zakona o fiskalizaciji, primatelj eRačuna dužan je provesti postupak fiskalizacije zaprimanja najkasnije u roku od pet radnih dana od dana primitka eRačuna.
Fiskalizacija zaprimanja je automatska tehnička poruka (potvrda) koja se šalje Poreznoj upravi, a kojom se dokazuje da je eRačun uspješno isporučen u vaš digitalni pretinac.
VAŽNO!
Fiskalizacija zaprimanja nije isto što i odobrenje (likvidacija) računa. Potvrda zaprimanja u roku od 5 radnih dana je tehnički korak i to ne znači da se slažete s iznosom na računu ili da potvrđujete obavljenu uslugu. Račun morate fiskalizirati kao zaprimljen kako biste ispoštovali zakonski rok, a tek ga nakon toga kroz internu likvidaciju možete prihvatiti za plaćanje ili ga odbiti ako sadrži grešku.
Digitalna procedura zaprimanja računa
Ovisno o tome stiže li račun u papirnatom obliku (primjerice iz inozemstva) ili kao eRačun, hodogram zaprimanja izgleda drugačije.
Najčešće greške pri administrativnom zaprimanju dokumenata
1. Poistovjećivanje PDF-a i eRačuna
PDF poslan e-mailom nije eRačun u zakonskom smislu. On zahtijeva ručni unos i urudžbiranje, dok eRačun (XML) prolazi potpuno automatiziran put.
2. Zaboravljanje datuma zaprimanja
Ako ne zabilježite točan datum ulaska računa u tvrtku, nemate dokaz o tome u kojem poreznom razdoblju imate pravo na odbitak pretporeza.
3. Ignoriranje roka od 5 radnih dana za fiskalizaciju zaprimanja
Kašnjenje s slanjem potvrde o primitku eRačuna Poreznoj upravi predstavlja kršenje odredbi Zakona o fiskalizaciji.
4. Dupliranje računa
Bez jasnog urudžbenog sustava, događa se da se isti račun zaprimi i platiti dva puta (primjerice, jednom s maila i jednom u tiskanom obliku).
5. Slanje računa računovodstvu bez evidencije
Prosljeđivanje računa knjigovođi bez prethodno dodijeljenog urudžbenog broja stvara kaos i onemogućuje praćenje dokumenta.
Kako sustav za upravljanje dokumentima automatizira zaprimanje dokumenata?
Najučinkovitiji način da pojednostavite prvu fazu obrade dokumenata ukoliko nemate ERP sustav i u potpunosti izbjegnete ručni rad je uvođenje sustava za upravljanje dokumentima (DMS). Uvođenjem platforme kao što je DMS, cjelokupni proces zaprimanja, urudžbiranja i pripreme za odobrenje postaje automatiziran kroz četiri ključna stupa:
1. Automatsko urudžbiranje
DMS samostalno zaprima XML datoteke eRačuna izravno iz sustava informacijskog posrednika. U istom trenutku sustav dokumentu automatski dodjeljuje interni urudžbeni broj i bilježi točan datum zaprimanja. Cijeli proces se odvija u pozadini, bez ikakve potrebe za ručnim prepisivanjem podataka ili administrativnim radom.
2. Pametno OCR čitanje
Iako su eRačuni standard za tuzemni B2B, tvrtke i dalje primaju papirnate ili PDF račune iz inozemstva te razne druge popratne dokumente. Za takve slučajeve, DMS koristi naprednu OCR (optičko prepoznavanje znakova) tehnologiju. Sustav automatski “čita” učitani dokument, prepoznaje ključne podatke (OIB partnera, osnovicu, iznos PDV-a, ukupni iznos) i popunjava urudžbena polja, čime se u potpunosti eliminiraju ljudske pogreške pri unosu.
3. Usklađenost s Fiskalizacijom 2.0
Praćenje zakonskog roka od 5 radnih dana za fiskalizaciju zaprimanja eRačuna može biti izazovno ako se radi ručno. DMS automatski vodi računa o ovom roku. Čim eRačun uđe u sustav, platforma sama šalje potvrdu o primitku Poreznoj upravi, osiguravajući da vaše poslovanje uvijek bude u potpunosti usklađeno s propisima.
4. Povezanost s eArhivom
Dokumenti se odmah nakon zaprimanja i urudžbiranja spremaju u siguran i pretraživ eArhiv u svom izvornom obliku. Sustav osigurava da eRačuni ostanu u XML formatu, dok se prateći PDF-ovi i skenovi povezuju s njima, jamčeći cjelovitost i laku pretragu tijekom cijelog zakonskog roka čuvanja.
Kako to izgleda u sučelju mer DMS-a?
DMS sustav servisa mer osigurava maksimalnu preglednost kroz jednostavno i intuitivno sučelje koje omogućuje potpunu kontrolu nad dokumentima na samom ulazu.
Organizacija kroz strukturu mapa
Prilikom zaprimanja, dokumenti se automatski ili ručno raspoređuju u unaprijed definiranu strukturu mapa (Mape). To omogućuje sustavno slaganje po godinama (npr. 2022, 2025, 2026) ili po projektima i vrstama troškova, čime se eliminira nered u registratorima.
Statusi obrade za praćenje svakog koraka
Kako bi se u svakom trenutku znalo u kojoj se fazi nalazi pojedini račun, DMS koristi detaljno razrađene statuse obrade dokumenata. Svaki dokument prolazi kroz točno definirane korake, od zaprimanja do arhiviranja, što osigurava neobrisiv revizijski trag.
U sučelju su vidljivi aktivni statusi koji prate dokument kroz cijeli njegov životni vijek:
- Dokument preuzet na urudžbiranje i Dokument urudžbiran (početna faza zaprimanja),
- Odobrenje formalno i računski ispravno (faza likvidacije),
- Račun preuzet na knjiženje i Odobrenje preuzeto na knjiženje (priprema za računovodstvo),
- Arhiviraj dokument i Dokument obrađen (završna faza).
Moglo bi vas zanimati...
Što ako zaprimimo neispravan eRačun, a rok od 5 dana za fiskalizaciju zaprimanja istječe?
Račun svejedno trebate fiskalizirati kao zaprimljen kako biste ispunili tehničku obvezu u roku od 5 radnih dana. Nakon toga, u procesu interne kontrole, račun označavate kao odbijen i šaljete obavijest pošiljatelju (najkasnije do 20. dana u idućem mjesecu) kako bi stornirao račun i izdao novi.
Moramo li i dalje ručno voditi knjigu U-RA u Excelu?
Ne, zakonska obveza slanja Knjige U-RA Poreznoj upravi više ne postoji. Međutim, za interno poslovanje i lakšu pripremu PDV prijave i dalje trebate imati evidenciju. Korištenjem sustava za upravljanje dokumenata, ta se evidencija generira potpuno automatski, pa nema potrebe za ručnim popunjavanjem Excel tablica.
Kako mogu zaprimiti inozemni račun koji nije u XML formatu?
Inozemni računi i ostali dokumenti koji se ne zaprimaju kao eRačuni, zaprimaju se ručno učitavanjem sustav ili se automatski povlače s e-maila. Sustav im dodjeljuje interni urudžbeni broj i datum zaprimanja te ih pohranjuje na isto mjesto, čime vaša arhiva ostaje centralizirana.
